Đó là bài toán NextUs lựa chọn tìm lời giải: giảm những lãng phí âm thầm trong quản lý công tác bằng công nghệ.

5 ngày công tác tại TP. Hồ Chí Minh khép lại với một kết quả đáng mong đợi. Nguyễn Hồng Quang, Trưởng phòng Kinh doanh tại Hà Nội, trở về với một hợp đồng có giá trị cho doanh nghiệp. Nhưng chuyến đi chưa thực sự kết thúc.

Trong hồ sơ thanh toán công tác phí, một khoản chi 100.000 đồng tiền xe ôm bị phòng Kế toán từ chối vì không có hóa đơn VAT. Quang biết mình đã thực sự sử dụng chuyến xe đó. Nhưng trên hành trình công tác, không phải lúc nào người đi cũng có thể lấy đầy đủ chứng từ cho từng khoản chi. Một cuốc xe, một bữa cơm vỉa hè hay một khoản chi vài chục nghìn đồng - nhỏ về giá trị nhưng lại trở thành một mục phải ghi nhớ, kê khai và giải trình khi hoàn ứng.

Chuyến công tác kết thúc, nhưng Quang phải mất thêm thời gian rà soát từng khoản chi, tìm kiếm hóa đơn, bổ sung chứng từ và giải thích những khoản chưa đủ căn cứ. Có những chi phí rất nhỏ nhưng vẫn có thể khiến quá trình thanh toán kéo dài thêm nhiều ngày.

100.000 đồng không phải là khoản chi lớn. Nhưng phía sau 100.000 đồng ấy lại có thể là rất nhiều thời gian của con người.

Phía sau một chuyến công tác là thời gian của Hành chính để lên kế hoạch, tìm chuyến bay, đặt phòng và làm việc với nhà cung cấp; thời gian của quản lý cho các bước phê duyệt; của Kế toán cho kiểm tra, đối soát; và của chính người đi công tác cho việc ghi chép, bổ sung chứng từ, hoàn ứng.

Những khoảng thời gian ấy thường không xuất hiện trong bảng tổng hợp chi phí. Doanh nghiệp nhìn thấy tiền vé, tiền phòng hay một hóa đơn vài chục nghìn đồng, nhưng khó nhìn thấy tổng số giờ lao động được dành để xử lý tất cả công việc phía sau.

Thực tế này cũng không chỉ xuất hiện ở Việt Nam, theo báo cáo The State of Corporate Travel and Expense 2026 của Skift và Navan cho thấy, 71% người được khảo sát dành từ 30 phút trở lên để hoàn tất báo cáo chi phí, trong khi 57% cho biết việc đặt các chuyến đi theo nhóm vẫn được thực hiện thủ công thông qua nhân sự phụ trách.

Bởi vậy, khi số chuyến công tác tăng lên, những thao tác nhỏ không còn nhỏ nữa. Chúng lặp lại qua từng chuyến đi, từng nhân sự và từng phòng ban, tạo thành một dạng lãng phí âm thầm về thời gian, nguồn lực và chi phí vận hành.

Đó là khoảng trống NextUs bắt đầu nhìn thấy từ chính thực tế của mình. “Chúng tôi nhìn thấy bài toán này khá rõ từ chính môi trường vận hành của mình. Là một thành viên trong hệ sinh thái của một tập đoàn có tiền thân từ doanh nghiệp SME, NextUs có cơ hội trực tiếp trải nghiệm những bất cập phía sau hoạt động công tác. Khi quy mô công tác lớn và các khoản chi liên tục phát sinh qua hàng trăm chuyến đi, những thao tác tưởng như nhỏ lẻ lại dần cộng dồn thành một khối lượng công việc và chi phí vận hành đáng kể”, ông Bùi Minh Phương, Giám đốc Vận hành NextUs Travel, chia sẻ.

Từ đó, một câu hỏi được đặt ra: Nếu công nghệ có thể giúp doanh nghiệp xử lý những công việc này đơn giản hơn, tại sao quy trình công tác vẫn phải xoay quanh Excel, Email và hàng loạt thao tác thủ công?

Câu hỏi về vấn đề quản trị công tác phí xuất hiện trong một thời điểm mà công nghệ đang thay đổi nhanh cách doanh nghiệp vận hành. AI, tự động hóa và các nền tảng quản trị đang dần thay thế nhiều công việc xử lý thủ công vốn tiêu tốn thời gian của con người.

Trên thế giới, hoạt động “travel và expense” đã được tiếp cận như một bài toán quản trị tổng thể, thay vì chỉ dừng lại ở việc đặt vé hay đặt phòng. Tại Việt Nam, mô hình này cũng đang bắt đầu hình thành, nhưng theo NextUs, bài toán quan trọng không chỉ nằm ở việc đưa công nghệ vào quy trình, mà là đưa công nghệ vào một cách phù hợp với thực tế vận hành và nguồn lực của doanh nghiệp.

Nhất là với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đầu tư một hệ thống quản trị công tác riêng không phải lúc nào cũng khả thi. Trong khi đó, cách quản lý thủ công ngày càng bộc lộ giới hạn khi số lượng chuyến đi tăng, nhiều phòng ban cùng tham gia và nhu cầu kiểm soát chi phí trở nên chặt chẽ hơn.

Xuất phát từ khoảng trống đó, NextUs - đơn vị thành viên của Minh Đức Group - quyết định rót vốn để khởi nghiệp trong lĩnh vực quản lý công tác doanh nghiệp, tập trung vào việc xây dựng giải pháp phù hợp với nhóm SME. Định hướng của NextUs là không chỉ cung cấp từng dịch vụ công tác riêng lẻ, mà kết nối dịch vụ với công nghệ quản lý trên một hệ thống tập trung.

Trước khi phát triển giải pháp, NextUs dành khoảng 1 năm tìm hiểu thực tế vận hành và nhu cầu quản lý công tác tại nhóm doanh nghiệp SME. Từ những vấn đề ghi nhận được, doanh nghiệp xác định công nghệ, đặc biệt là AI, sẽ là một trong những yếu tố tạo khác biệt của sản phẩm.

AI được tích hợp để hỗ trợ người dùng tìm kiếm, phân tích và sàng lọc các phương án phù hợp thay vì phải tự mình so sánh từng lựa chọn. Chẳng hạn, với nhu cầu đi công tác tại Đà Nẵng, người dùng có thể đưa ra điểm đến, thời gian, ngân sách hoặc các tiêu chí mong muốn; hệ thống sẽ phân tích dữ liệu và đề xuất các lựa chọn về máy bay, khách sạn phù hợp, đồng thời ưu tiên những phương án có mức giá tốt và đáp ứng tốt nhất nhu cầu đặt ra.

Theo định hướng phát triển, AI tại NextUs không chỉ đóng vai trò là công cụ tìm kiếm mà từng bước trở thành “trợ lý công tác”, có khả năng hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình lựa chọn dịch vụ. Cách tiếp cận này giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, giảm thao tác so sánh và cá nhân hóa phương án theo từng nhu cầu, đồng thời được NextUs xác định là một trong những lợi thế cạnh tranh của nền tảng so với các giải pháp quản lý công tác truyền thống.

NextUs không định vị mình chỉ là một nơi để doanh nghiệp đặt vé máy bay hay khách sạn. Nền tảng được xây dựng để kết nối toàn bộ quy trình từ đề xuất, phê duyệt, chính sách đến công tác phí, đồng thời hỗ trợ lựa chọn phương án về vé, lịch trình và lưu trú theo nhu cầu và ngân sách của từng chuyến đi.

Với người đi công tác, quy trình được rút gọn. Với Hành chính, các chuyến đi và dịch vụ được quản lý tập trung. Còn với Kế toán và lãnh đạo, dữ liệu chi phí được tập trung để theo dõi ngân sách, đối soát và báo cáo. Cùng một chuyến công tác, nhưng mỗi bộ phận có một bài toán khác nhau. NextUs lựa chọn giải quyết chúng trong cùng một quy trình.

Để nền tảng có thể vận hành trọn vẹn, NextUs đồng thời xây dựng hệ sinh thái dịch vụ với các đối tác hàng không, lưu trú và vận chuyển. Hiện tại, hệ sinh thái NextUs hiện có 4 hãng hàng không, 18 thương hiệu lưu trú 5 sao cùng mạng lưới khách sạn và hơn 700 cơ sở lưu trú tại địa phương trên toàn quốc.

Ngoài ra, thông qua hệ thống đối tác tài chính, doanh nghiệp khi hợp tác với NextUs được định hướng tiếp cận cơ chế hạn mức và công nợ phù hợp với nhu cầu, quy mô. Song song, dữ liệu phát sinh trong quá trình công tác được tập trung trên nền tảng, giúp doanh nghiệp hình thành báo cáo quản trị chi phí theo từng chuyến đi, phòng ban và nhu cầu công tác. Từ đó, nhà quản lý không chỉ nhìn thấy doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, mà có thêm cơ sở để đánh giá chi phí nào đang tạo ra giá trị và khoản chi nào cần được tối ưu.

Quay trở lại câu chuyện của Quang - Trưởng phòng Kinh doanh, vấn đề chưa bao giờ thực sự nằm ở 100.000 đồng. Nó nằm ở những giờ làm việc phía sau một chuyến công tác: những lần xin phê duyệt, tìm dịch vụ, thu thập hóa đơn, đối soát và giải trình. Và khi áp dụng giải pháp NextUs đề xuất, không chỉ riêng câu chuyện của cá nhân Quang được giải quyết, mà được kết nối xuyên suốt với các bộ phận liên quan, từ Hành chính, quản lý đến Kế toán, Lãnh đạo trên cùng một quy trình. 

Chính vì vậy, hành trình của một “tân binh” như NextUs có thể bắt đầu từ một bài toán rất nhỏ, nhưng nếu góp phần thay đổi cách hàng trăm nghìn doanh nghiệp SME quản lý công tác, những giờ lao động từng dành cho các thủ tục thủ công có thể được trả lại cho hoạt động kinh doanh, những chi phí nhỏ lẻ được kiểm soát tốt hơn và nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả hơn. Khi đó, giá trị của một giải pháp công nghệ không chỉ nằm ở việc giải quyết một quy trình, mà còn ở khả năng tạo thêm hiệu quả cho cả nền kinh tế từ những thay đổi rất nhỏ trong cách doanh nghiệp vận hành.